Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Q-VIO Branding Oy on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa yksityisyyttä. Käsittelemme tietojasi vastuullisesti ja haluamme olla luottamuksesi arvoinen. Voit itse vaikuttaa siihen, miten ja missä laajuudessa tietojasi käsitellään. Kerromme sinulle tässä tietosuojaselosteessa oikeuksistasi omiin henkilötietoihisi ja siitä, miten voit käyttää oikeuksiasi.

1 Rekisterinpitäjä

Q-VIO Branding Oy
Sorvaajankatu 11a A 3. krs, 00880 Helsinki
Y-tunnus: 2360306-6
Puh. 010 320 4210

2 Tietosuojavastaava

Jenni Tienhaara
Postiosoite: Sorvaajankatu 11a A 3. krs, 00880 Helsinki
Sähköposti: jenni.tienhaara@qvio.fi
Puh. 010 320 4210

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toimia Q-VIO Branding Oy:n yhteystieto- ja asiakasrekisterinä. Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen ylläpitoon ja hoitoon. Kuluttajille suunnattu uutiskirje perustuu aina ennalta annettuun suostumukseen, jonka voi peruuttaa milloin tahansa, ilmoittamalla sitä tietosuojavastaavalle (kohta 2).

4 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Seloste täyttää henkilötietolain Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19 sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset rekisteri- ja tietosuojaselosteelle.

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. 

5 Rekisterin tietosisältö

XXXX-verkkokaupan käyttäjärekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • Nimi
  • Katuosoite, postinumero ja -toimipaikka
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaus- ja palautustiedot
  • Valitessasi maksutavaksi Klarna:n laskun, henkilötunnus kysytään asiakkaan tunnistamiseksi luottosopimusta tehtäessä. Henkilötunnuksen kysyminen tapahtuu Klarna:n järjestelmässä, tieto ei tallennu Q-VIO Branding Oy:n järjestelmään. 
  • Tilauksen tekoon käytetyn laitteen ip-osoite mahdollisten väärinkäytösten selvittämiseksi
  • Tilausten Postin seurantatiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity antaa itse kaikki rekisterissä olevat tiedot palveluun rekisteröityessään ja palvelun käytön yhteydessä, paitsi ip-osoite, joka tallentuu tilauksen yhteydessä.

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag seurantaa joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii tarkista https://leadoo.com/privacy-policy-processor/

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Emme myy henkilötietojasi markkinointitarkoitukseen muille yrityksille. Jaamme henkilötietosi vain seuraavissa tilanteissa:

  • Jaamme tietoja kolmansien osapuolten palveluntarjoajille, jotka suorittavat toimintoja puolestamme ja käsittelevät tietoja antamiemme ohjeiden mukaisesti tässä tietosuojakäytännössä määriteltyyn tarkoitukseen:
    – perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
    – Maksunvälittäjälle ( Klarna) maksukortilla maksaessa
    – Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun tai osamaksun
    – Laskuoperaattorille, kun maksutavaksi valitaan lasku (mikäli Q-VIO Branding Oy ei itse hoida laskutusta)
  • Tuotteiden toimittamiseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa
  • Jaamme tietoja, kun kyseessä on Q-VIO Branding Oy:n suojaaminen ja puolustaminen (mukaan lukien sovellettavien ehtojen täytäntöönpano).
  • Jaamme tietoja viranomaisille, kun laki, asetus, oikeusprosessi tai täytäntöönpanokelpoinen viranomaispäätös niin vaatii ja informoimme tällöin myös asiakasta näistä tietopyynnöistä mikäli se on lain puitteissa sallittua.

Käyttämämme kolmannen osapuolen palveluntarjoajat ovat sitoutuneet tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajiemme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Huolehdimme siitä, että käsittely täyttää sovellettavan lainsäädännön vaatimukset ja suojatoimet, joilla pyritään estämään henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhominen, hävittäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen taikka luvaton pääsy tietoihin.

Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina ja pääsy niihin on rajattu vain työssään tietoja tarvitseville henkilöille. Sitoudumme myös olemaan luovuttamatta ja paljastamatta henkilötietoja muille kuin sellaisille työntekijöille tai muille henkilöille (ml. mahdolliset alihankkijat), joiden on tarpeen tuntea kyseinen tieto sovittua tarkoitusta varten ja jotka ovat palvelu- tai muiden sopimustensa perusteella taikka lakisääteisesti velvollisia pitämään tiedon luottamuksellisena. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

9 Rekisteritietojen tarkastaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä antaa rekisteröidylle ilman aiheetonta viivästystä mahdollisuuden tutustua rekisteritietoihin ja antaa pyydettäessä tiedot kirjallisesti. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa toteutettuna. Tarkastuspyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

10 Henkilön tietosuoja- ja valitusoikeudet

Kaikki henkilön tähän, XXX -verkkokauppaan asiakasrekisteriin, liittyvät oikeutetut pyynnöt tulee osoittaa kohdassa 2 mainitulle, rekisteriasioita hoitavalle henkilölle joko sähköpostitse tai postitse. Pyynnössä on yksilöitävä tiedot tarkasti. 

10.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.  

10.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Q-VIO Branding Oy:ltä vahvistus siitä, että rekisteröityä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy kaikkiin rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada tieto mm. käsittelyn tarkoituksesta, henkilötietoryhmistä ja henkilötietojen suunniteltu säilytysaika. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että ja Q-VIO Branding Oy oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

10.3 Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Q-VIO Branding Oy:n oikeutettuun etuun, paitsi jos Q-VIO Branding Oy voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edun, tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

10.4 Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

10.5 Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.  

10.6 Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

10.7 Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

10.8 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää rekisteröidyn Q-VIO Branding Oy:lle toimittamat henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle Q-VIO Branding Oy:n estämättä. Siirto-oikeus koskee automaattisesti käsiteltyjä henkilötietoja, joiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jossa rekisteröity on osallisena. Q-VIO Branding Oy toimittaa rekisteröidylle tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

11 Tietojen säilyttämisen kesto

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan, kun on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki sitä vaatii.

Pyrimme päivittämään tietoja sekä poistamaan tarpeettomia tietoja säännöllisesti. Poistamme lähtökohtaisesti yli kaksi vuotta käyttämättömänä olleet tiedot, edellyttäen ettei tietojen säilyttämiselle ole muuta, esimerkiksi palveluidemme turvallisuuden varmistamiseen liittyvää, tai lakisääteistä perustetta.

Huomaathan, että esimerkiksi kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään kirjanpitoaineistoa vähintään kuuden (6) vuoden ajan tilikauden päättymisestä lukien.

12 Sivustolla käytettävät evästeet (“cookies”)

Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Käytämme näitä tekniikoita toimintojen toteuttamiseen ja personointiin.

Toiminnallisia evästeitä ja paikallista varastoa käytetään mm. asiakkaan tunnistamiseen, kirjautumisen ylläpitämiseen ja ostoskorin toimintoihin. Näihin toimintoihin evästeiden ja paikallisen varaston käyttö ja niiden käytön hyväksyminen on pakollista. 

Palvelimen asettamat toiminnalliset evästeet ja paikallisen varaston muuttujat säilyvät selaimessa joko istunnon (verkkokaupassa asioinnin) ajan selaimen sulkemiseen asti tai maksimissaan 26kk, ellei niitä erikseen poisteta verkkoselaimen asetuksista. Sivustolla käynti asettaa evästeet ja paikallisen varaston muuttujat uudelleen selaimen sen salliessa.

Evästeelle lähetettävä tieto, kuten tuotesivuilla vierailut ja hakuhistoria sivustollamme, on anonymisoitua, eikä kolmannen osapuolen ole mahdollista selvittää asiakkaan identiteettiä.